Digitale Konferenz ins Internet übertragen – [Case Study 1]

Zusammenfassung dieser Case Study
Konferenz ins Internet übertragen – So geht's
Herausforderungen des Auftraggebers
Ziele des neuen Konzepts
Die Herausforderungen der Pioniere
Unsere Lösung für die Konferenz
Das Ergebnis
Am Projekt beteiligte Pioniere

Unser Auftraggeber konnte im Jahr 2020 die alljährlich stattfindende großangelegte Konferenz nicht, wie gewohnt, ausrichten. Stattdessen kam eine digitale Variante derselben in Betracht. Die Pioniere, die schon seit geraumer Zeit die Veranstaltungsreihe per Livestream betreut, kamen erneut zum Einsatz. Diesmal aus dem Pionierfilm Headoffice heraus.

• 59 Vorträge live gestreamt
• 16 Experteninterviews mit globalen Interviewpartnern
• 9 Stunden Livestream
• Zur Auftraggeber-Website, YouTube und Facebook
• Über 11.000 Besucher (unique)

Wer eine Konferenz ins Internet übertragen will, sollte…

• Fehlerquellen vermeiden (Bsp: Kein „Live“, wenn Besucherfeedback nicht nötig).
• Ein Zuschauer-kompatibles Konzept haben (Bsp: Sendeplan erstellen).
• Für Abwechslung sorgen (Bsp: Experteninterviews, Gewinnspiele, Interaktion…).
• Den Zugang zur online Konferenz barrierefrei gestalten (Bsp: Keine Registrierung…).
• Ausschließlich mit professionellen Dienstleistern arbeiten (Bsp: Mit den Pionieren).

Die Herausforderung unseres Auftraggebers war eine Konferenz ins Internet übertragen zu können, die normalerweise als Veranstaltung in einer großen Kongresshalle stattfand. Das Jahr 2020 sorgte aufgrund von SARS-CoV-2 dafür, dass dies nicht, wie üblich, möglich war. Die Konferenz zu verschieben wäre eine Option gewesen. Das Problem: Es war unsicher, ob sie im Herbst hätte stattfinden können. Das sorgte für den komplett digitalen Weg, denn der Netzwerkaspekt und die Wissensvermittlung auf der Konferenz waren seit jeher wichtig. Die Entscheidung fiel verhältnismäßig kurzfristig, sodass die vor Ort stattfindenden Vorträge nun digital gehalten wurden. Gleichzeitig sollte den Besuchern der Konferenz eine Interaktion ermöglicht werden. So, wie es auch vor Ort möglich gewesen wäre. Zu guter Letzt sollten Experteninterviews stattfinden.

Eine Konferenz ins Internet übertragen zu wollen war nicht das Ziel. Es war die Lösung. Denn unser Auftraggeber wollte nicht auf diese wichtige Veranstaltung verzichten. Gleichzeitig war die Ausrichtung im Jahr 2020 ungewiss. Unsere Betreuung mit Livestreams aus den vergangenen Jahren zeigte unserem Auftraggeber, dass das Konzept angenommen wurde. Daher wurden alle Ziele, die unser Auftraggeber generell mit der Konferenz verbindet, in die digitale Welt übertragen: Wissensvermittlung, Netzwerken und Informationsaustausch.

Was passieren würde, war uns nicht fremd. Dennoch ist bei jedem Livestream wichtig, Fehlerquellen zu erkennen und zu beseitigen. Das war einer der Gründe, wieso die Vorträge nicht live stattfanden, sondern aufgezeichnet waren. Da mit den Zuschauern keine Interaktion während der Vorträge gewünscht war, war eine Aufzeichnung komplett ausreichend. Wir standen also eher vor technischen Herausforderungen, die wir innerhalb von einem Monat lösten. Soviel Zeit hatten wir, um die Konferenz auf die Beine zu stellen. Wir führten viele Tests durch und arbeiteten uns vor, denn zwei Interviewpartner in einen virtuellen Raum zu holen bedarf einiges an Vorbereitung. Diese befanden sich zu Hause im Homeoffice. Allein die Internet-Geschwindigkeit, die den Partnern zur Verfügung stand, entschied über die Qualität der Interviews. Daher testeten wir mit jedem Partner einzeln und besprachen das individuelle Vorgehen. 59 Vorträge zu bearbeiten war ebenfalls zeitintensiv. Hierfür planten wir sehr genau. Auch die Integration aller Beteiligten in einen funktionierenden Sendeablauf war in diesem Ausmaß neu für die Pioniere. Damit alles funktionierte, fand zwei Tage vor der Veranstaltung eine Generalprobe statt. Diese führten wir 1 : 1 durch, sodass wir danach Optimierungen vornahmen. Dieses Vorgehen führte schlussendlich zu einer reibungslosen und fehlerfreien Konferenz.

Seit 2016 betreuen wir die Konferenz-Reihe unseres Auftraggebers. Wir kannten daher die Abläufe. Neu für uns war die Konferenz, die nicht digital ausgelegt war, zu digitalisieren. Die Vorträge bearbeiteten wir an den eigenen Schnittrechnern. Wir gossen sie in das Corporate Design unseres Auftraggebers. Wir passten den Ton an und sorgten dafür, dass die Vorträge alle „visuell rund“ aussahen. Anschließend programmierten wir einen Ablaufplan, sodass jeder Vortrag zum richtigen Zeitpunkt lief. Parallel dazu ermöglichten wir Liveschalten zu den Experten. Verantwortlich hierfür war Pionier Philip, der 9 Stunden lang alle Personen koordinierte. Auch sie wurden in den Ablaufplan integriert. Mit insgesamt 11 Computern haben wir dann die Konferenz ins Internet übertragen. Sieben Pioniere betreuten jeweils einen virtuellen Raum, den die Besucher online betraten.  Ebenfalls streamten wir einen Teil der Konferenz zu Facebook und YouTube. Zahlenliebhabern seit gesagt, dass wir insgesamt mehr als 70 Gigabyte Daten übertrugen.

Die Konferenz war ein voller Erfolg. Das Format kam gut an. Das lag auch daran, dass die gesamte Konferenz ohne Registrierung auskam. Jeder konnte dabei sein. Das zeigten nicht zuletzt mehr als 11.000 Besucher (uniqe) mit über 18.000 Seitenaufrufen. Allein am Konferenz-eigenen Gewinnspiel nahmen über 450 Personen teil.