Health Konferenz streamen – [Case Study 2] – PARTNERSEITZ Context Patient Conference 2020

Zusammenfassung dieser Case Study
Health Konferenz streamen – Kurz und Knapp
Herausforderungen von PARTNERSEITZ
Ziele des Streams
Herausforderungen bei den Pionieren
Lösung, um die Konferenz streamen zu können
Das Ergebnis
Das sagt PARTNERSEITZ
Am Stream beteiligte Pioniere

PARTNERSEITZ wollte die wiederholt stattfindende Konferenz CPC nicht ausfallen lassen und griff daher auf die digitale Variante zurück. Geschickt verknüpft mit Talkgästen, Videoschalten, Live-Chat, Livezeichner und analogem Goodie Bag, war das Event auch digital ein voller Erfolg. Auch war es das erste Mal für PARTNERSEITZ, dass ein Livestream für dieses Format zum Einsatz kam. Als erfahrender Dienstleister kamen wir Pioniere zum Einsatz und durften erneut unter Beweis stellen, wie sich komplexe Anforderungen umsetzen lassen.

Ob Health Konferenz oder anderes Event – wer streamt, sollte folgendes berücksichtigen:

• Abwechslung ist wichtig (Livezeichner, Videoschalten, Chat etc.).
• Die Verknüpfung von analogem Goodie Bag mit digitaler Konferenz war Gold wert.
• Bei spezifischen Health-Themen sollten nur geladene Gäste zusehen.
• Passwortschutz und ggf. besondere Absicherungen sind nötig.
• Je kreativer und interaktiver der Stream, umso interessanter.
• Das Ambiente vor Ort spielt eine Rolle.
• Ein professioneller Dienstleister setzt jegliche Sonderanforderung um.

Die Konferenz basierte bisher darauf, dass sich eine kleine Anzahl geladener Gäste versammelte und das Event als analoge Veranstaltung lief. Dies ging bekanntermaßen nicht im Jahr 2020. PARTNERSEITZ wollte die Veranstaltung jedoch nicht ausfallen lassen. Die Lösung war eine digitale Konferenz, die für PARTNERSEITZ erstmalig in dieser Form stattfand. Die Ideen waren vielfältig. In Absprache mit den Pionieren entstand nach und nach der Ablauf, der viele Faktoren berücksichtigte. Wichtig für PARTNERSEITZ war, dass das Event interaktiv ablief. Teilnehmer sollten auf die beliebten Goodie Bags nicht verzichten. Gleichzeitig ist Vor-dem-Bildschirm-sitzen mitunter langweilig. Insofern waren Pausen wichtig. Die Dauer der Konferenz sorgte dafür, dass Abwechslung nötig war. Schick aussehen sollte es auch. Denn eine Konferenz streamen, die ausschließlich digital stattfand, liefert in der realen Welt keinen vorgegebenen Veranstaltungsort. Dieser wurde künstliche geschaffen. Schlussendlich war wichtig, dass nur geladenes Publikum den Stream sah. All das musste in kürzester Zeit umgesetzt werden und musste dem Budget der analogen Konferenz entsprechen oder darunter liegen.

Das Ziel die Konferenz streamen zu lassen, war, dass sie nicht ausfällt. Gleichzeitig sollten die Teilnehmer dieselben Informationen und denselben Mehrwert erfahren, den eine analoge Veranstaltung mit sich bringt. Eine Verschiebung kam nicht infrage, da nicht sicher war, ob eine derartige Veranstaltung stattfinden könnte im Jahr 2020. Daher musste der Stream nah am Original sein, respektive dieses gleichwertig ersetzen.

Livestream, Webcast und Live-Übertragungen sind eine der Kernkompetenzen der Pioniere. Insofern war das generelle Setting dieser Konferenz keine Herausforderung. Im Laufe des Projektes bildeten sich Aspekte heraus, die exakte Planung unabdinglich machte. Hierzu zählte die gleichzeitige Verteilung von Videoschalten externer Teilnehmer auf die Bühne und in den Stream ohne einen Bild-Ton-Versatz. Auch die Implementierung des Livezeichners ohne Zeitversatz bedurfte einer technisch durchdachten Lösung. Das obige Bild zeigt die Komplexität eines einfach anmutenden Streams. Wir waren zwei Tage damit beschäftigt die vorher geplanten Setups zu prüfen, einer Generalprobe zu unterziehen und live zu streamen.

Technische Aspekte klärten sich schnell, da wir jegliche Technik unser eigen nennen und ausschließlich mit aufeinander abgestimmten Systemen arbeiten.

Die digitale Konferenz fand im Pfalzbau Ludwigshafen statt. Hier finden auch Kammerspiele oder andere kulturelle Veranstaltungen statt. Ein idealer Ort für den etwas anderen Look.

Während des Streams stand ein Chat-Tool zur Verfügung, welches implementiert wurde, um den Teilnehmern Interaktion zu ermöglichen. Diese nahmen es rege an.

Ein Livezeichner illustrierte nach und nach Zeichnungen, die in den Pausen im Rahmen einer virtuellen Ausstellung präsentiert wurden. Diese konnten die Zuschauer kommentieren und sich darüber austauschen.

Wir integrierten zudem Videoschalten von Patientenvertretern, sodass nicht nur die Personen vor Ort miteinander sprachen, sondern auch „von außen“ live hinzugeschaltet wurde.

Die Teilnehmer erhielten im Vorfeld ein Goodie Bag, unter anderem mit Essen für die Mittagspause. Darauf gingen die Moderatoren während der Konferenz ein und verknüpften die sozial-digitale-Abstinenz mit dem Gefühl „am Buffett zu essen“. Eine Idee, die Gold wert war.

Die Limitierung auf ein geladenes Publikum lösten wir durch einen Passwortschutz, der ausschließlich mit Passwörtern arbeitete, die den Teilnehmern im Vorfeld zugewiesen wurden.

Den Ablauf sprachen wir im Vorfeld mit PARTNERSEITZ durch. Wir gaben wertvolle Tipps, um den Zuschauer lange vor dem Bildschirm zu halten. Wir kamen daher auch unserer Beratungsaufgabe vollumfänglich nach.

Wir waren sehr froh und stolz darauf, diese Konferenz streamen zu dürfen. Sie entsprach unserer Kernkompetenz, war in sich schlüssig, sah schlicht und ergreifend gut aus und kam sowohl bei PARTNERSEITZ als auch den Zuschauern gut an. Positive Rückmeldungen gab es genug. Das kreative und interaktive Format der Konferenz machte sie zu etwas Besonderem. Die Eingrenzung auf ausschließlich geladene Gäste sorgte dafür, dass die Auswertung sehr einfach war.