Nicht außer Acht gelassen werden darf die eigene interne Organisation. Das ist gegebenenfalls ein mühseliger Prozess, jedoch sehr lohnend für das Endprodukt. In erster Linie geht es hierbei um die Information gegenüber den Mitarbeitern. Auch wenn Drehteams in aller Regel versuchen Prozesse nicht zu sehr zu beeinflussen, so gelingt dies nicht immer. Je mehr betroffene Mitarbeiter im eigenen Haus Bescheid wissen, umso besser. Im Sinne der DSGVO, die seit Mai 2018 europaweit Gültigkeit hat ist es sowieso notwendig, dass Personen, die gefilmt werden, gesondert informiert werden.
Besonders für Personen, die vor der Kamera ein Interview führen sollen gilt, dass diese unbedingt vorbereitet sein müssen. Das muss nicht heißen, dass sie schon alle Fragen beantworten können. Sie sollten aber zumindest wissen wann sie gefilmt werden und worum es überhaupt geht. Das am besten nicht erst am Drehtag selbst. Das ist nicht immer möglich. Gerade bei CEOs von Großkonzernen klappt das nicht immer. Diese sind es jedoch in aller Regel auch gewohnt vor Kameras zu sprechen. Insofern wird sollte dies kompensieren, wenn die Vorbereitungszeit gelitten hat. Für alle, die nicht ständig vor der Kamera stehen oder mit vielen Menschen reden gilt: Vorbereitung ist wichtig!
Die Organisation im eigenen Haus sorgt am Ende des Tages dafür, dass es zu keinen unnötigen Wartezeiten für das Drehteam kommt. Diese verursachen ggfs. Mehrkosten. Dinge, die sich nicht auf die Schnelle organisieren lassen können im schlechtesten Falle dazu führen, dass ein Dreh verschoben werden muss. Rein optischer Natur ist die Vorbereitung rund um Mitarbeiterkleidung, Sauberkeit und Aussehen vor Ort. Der finale Film sieht umso schöner aus, je sauberer es vor Ort war. Im Idealfall sollte gedreht werden, wenn die Reinigungskolonnen durch die Betriebsstätten gegangen sind. Auch sollten Maschinen geputzt sein. Mitarbeiter im Bild sollten idealerweise gebrandet sein, also Kleidung tragen, die auf das Unternehmen hinweist. Diese kleinen Details sorgen ganz einfach dafür, dass das Endprodukt schöner ist. So einfach ist das.
Wird in Bereichen gedreht, die besondere Anforderungen an die Arbeitssicherheit stellen, so sollte geklärt sein, ob das Filmteam über entsprechende persönliche Schutzausrüstung verfügt, oder ob diese gestellt werden muss. Auch sollte geklärt sein wie lange das Filmteam am Drehtag für die Arbeitsschutzeinweisung in Beschlag genommen wird. Auch diese Prozesse verursachen Zeit und Kosten. Es bietet sich übrigens immer an mit dem Filmteam im Vorfeld eine Ortsbegehung zu machen. So können scheinbar nicht vorhandene Probleme direkt geklärt werden, bevor sie tatsächlich zu einem Problem werden. Diese Begehung erfolgt in der Regel mit dem Projektleiter, dem Regisseur / Redakteur oder dem Kameramann.
